Emner der blev diskuteret

  • Opfølgning på to-do fra sidste bestyrelsesmøde
  • Strategiarbejde
    • Kursusweekenden. Hvilket indhold, hvem kommer, hvor og hvornår?Uddannelsesgruppen er blevet oprettet med Tue, Rikke, Anna og Simon.
  • Update på lokalforeninger og udvalg
  • Update fra kontoret
    • Der er stor travlhed på kontoret
    • Sexistiske kommentarer på facebook skal fjernes
    • Overvejelse om vi kan følge med det øget indtag af modtagelse af exchangee. Der er ikke frivillige kræfter nok!
    • Problematisk at finde værtsfamilier til de mange exchangees
  • KG: Det har gennem de sidste mange år været besværligt at få KG til at fungere optimalt. Mange springer fra og der mangler et fællesskab i udvalget. Det er en stor men også lærerig opgave. Bestyrelsen overvejer disse muligheder:
    • Ekstern rekruttering.
    • Ansættelse af projektansat.
    • KG og CCT fusion.

Beslutninger

  • Kursusweekend d. 22 – 24 Tommerup, Fyn, YFU-huset
  • Der skal ansættes en i en projektstilling til at varetage KG-abejde og opbygge en stærk frivillig gruppe til at overtage opgaven gradvist. Stillingen vil være på 30timer ca. et år. Stilling skal fokusere på: PR, Rekruttering og opbygning af KG.

Materialer produceret

  • Workplace guide: https://docs.google.com/document/d/1Vl2ziIwVWj8Tnr_78ZuvBXbYNhxTWd40Jqk1F6EiXl4/edit?usp=sharing
  • Mødeledelse og ordstyrer guide: https://docs.google.com/document/d/1e7hySiUcNUg9NhwE-0GHnfrgnRcxf3hU2irmppaEVLs/edit?usp=sharing
  • Hvordan søger man forretningsudvalget guide: https://docs.google.com/document/d/1c6wIo5GW3xfXJNjRh43UQRck3l_1vgEfUVnvFfm2vdI/edit?usp=sharing

 

Møde mellem kontoret og bestyrelsen

Emner der blev diskuteret

  • Målet med mødet var en generel forventningsafstemmelse mellem bestyrelsenog kontoret. Desværre havde kontoret store bekymringer om den store mængdeexchangees, der ankommer til august. Derfor handlede mødet meget om dettepunkt og specifikt KG. Beslutningen om at lave en projektansættelse kom ud afdenne diskussion.

Forventningsafstemning hovedsageligt med Kathrine organisations- og frivillighedskonsulent

  1. Årsopstart for alle udvalg
    1. Bestyrelsen kunne godt tænke sig, at der engang om året eller hvert halveer en opstartsmail eller telefonsamtale med udvalg og lokalforeninger, derfølges med budget og update på økonomi
    2. Herunder forklares: Hvor mange penge man har, hvad de kan bruges til,hvor man kan få hjælp og kurser til f.eks. økonomistyring, hvordan mansøger ekstra midler ved forretningsudvalget og hvilke kurser,organisationsweekend og workshops der ligger for året frem, som mankan deltage på.
  2. I forhold til lokalforeningerne og udvalg
    1. Kathrine sidder med det overordnede fokus og sørger for at holde styr påformaliteterne.
    2. Bestyrelsen har løbende kontakt til LF og udvalg gennembestyrelseskontaktpersoner.
      1. Både Kathrine og bestyrelsen har en finger på pulsen
  3. Generelle opgaver
    1. Administrative og koordinerende opgaver.
      1. Booking af Gadsbølle
      2. Booking af kursussted (Tommerup),
      3. Booking af busser eller lignende til transport
      4. Hånd i hanke med uddannelsesgruppe (moderator),

I højere grad med i den udviklende proces sammen med bestyrelsen,

 

Bestyrelsesmøde d. 13 juni

Emner der blev diskuteret

  • Strategiarbejde
    • Alle lokalforeningsworkshops indhold er planlagt og datoer er besluttet
      • Eventplanlægning/promovering
      • Rekrutering
  • Alle LF’er er inviteret til bestyrelsens arbejdsdag d. 3 september hvor viskal arbejde med håndbøger og styrkelse af lokalforeningerne.
    • Invitation til kursusweekend bliver snart sendt ud. Ideer til festligt ogfagligt indslag drøftes.
  • Skal der være en lokalforeningsworkshop på næste kursusweekend
    • Der kommer til at være et økonomikursus om søndagen næstekursusweekend for alle interesserede
  • Nyt prissystem på samkørsel
    • Der har desværre været udnyttelse af samkørsel systemet.
    • De eksisterende regler er forvirrende. Hvornår tæller en passager for 100kr?
    • Uffe fremlagde et forslag for bestyrelsen med nye retningslinjer
  • PR tilbud om nyhedsbrev og plakatopsætning
    • Bestyrelsen sagde nej til tilbudet fra Dansk Skoleanoncering på 10 -12.000
    • Bestyrelsen vil hellere køre facebook annoncering. 6000 kr i alt.
    • Dansk ICYE skal have kigget på den type annoncer vi lægger op, og så skalvi have lagt mere vægt på mund-til-mund.
    • Vi prøver at lave et lille arrangement ud af at komme ud og hængeplakater op i storbyerne. Vi starter med torsdag den 22. juni, hvor Rasmusog Simon er tovholdere.
  • Værtsfamiliefolder
    • Folderen er en opgave fra sidste bestyrelsesår
    • Rasmus og Vivi laver outline til værtsfamiliehåndbogen d. 26 juni omformiddagen. Hos Vivi
    • Værtsfamiliefolderen udarbejdes på bestyrelsens arbejdsdag d. 3september
  • Update på udvalg og lokalforeninger
  • Update fra kontoret
    • Drøftelse af kontorets forslag til fordelingen af timer mellem denuværende ansatte og den nye projektstilling. Idéelt set vil bestyrelsengerne have, at der sidder én person på hvert program.
    • Update på google advertisement
    • Dansk ICYE kan ikke automatisk tilmelde exchangees som medlemmer.Dette er et personligt valg om selvstændig betaling jvf. DUF’s nye regler.Bestyrelsen drøfter om man skal være medlem for at få adgang tilrefusion hos lokalforeningerne til transport og lignende. Men der erforskellige typer arrangementer og hvordan tilgodeser vi dette?
    • Kontoret afholder APV d. 4 august
  • Projektansættelse
    • Simon og Uffe har udarbejdet en Case til Linda, som hun skal besvare.
    • Simon og Uffe afholder samtale med Linda efterfølgende på baggrund afcase
  • Værtsfamiliearrangement på lejren
    • Rasmus Schaal er ansvarlig
    • Simon og Rasmus udarbejder program

Beslutninger

  • Der kommer til at være et økonomikursus om søndagen næste kursusweekendfor alle interesserede
  • Kursusweekenden i marts skal lokalforeningerne tænkes bedre ind.
  • Nye retningslinjer for refusion og samkørsel er vedtaget
  • Det er vedtaget, at man fremadrettet kun er berettiget til støtte til transport,aktiviteter osv. hvis man er betalende medlem hos Dansk ICYE, og altså ikke ​bareexchangee. Der skal udarbejdes klare retningslinjer, som kan støtteLokalforeningerne i deres arbejde. Hvad er f.eks. forskellen på et eksternt oginternt arrangement.
  • Det er vedtaget at Kristian Moltesen må købe​ en mikrofon til at optage lyd fraiPhone med mikrofon, til brug på folkemødet og efterfølgende.

 

Materialer produceret

  • Retningslinjer for refusion af udlæg ved Dansk ICYE: http://www.icye.dk/wp-content/uploads/2017/08/Retningslinier-for-refusion-af-udl%C3%A6g-i-Dansk-ICYE-august-2017.pdf

 

Arbejde i løbet af sommeren

I løbet af sommeren har bestyrelsen arbejdet med forskellige ting. Her er beskrevetnogle af de større ting.

 

Arbejde på kontoret

Der har i år ikke været det store behov for afløsning og sommerhjælp på kontoret, doghar Simon været forbi nogle dage i juli.

 

Spejdernes lejr

Dansk ICYE deltog i år på spejdernes lejr. Der vil komme en adskilt artikel om dettesenere i løbet af august. Dansk ICYE samarbejdede med DUFs internationale afdeling omat øge opmærksomheden om verdensmål nr. 17. Partnerskab for handling.Standen på billedet var DUF og Dansk ICYE’s. Her lavede spejderne små lege baseret på verdensmålene. Det store fokus var på samarbejde og partnerskaber.Visibility strategyDansk ICYE har, sammen med andre ICYE organisationer, deltaget i et projekt om at øgesynligheden om ICYE’s arbejde lokalt og globalt.Se de forskellige ICYE’ers projekter her: ​http://www.icye.org/calling-youth/

Der er det også muligt at finde Dansk ICYE’s arbejde.

 

T-shirts, roll-up og webshop

Rasmus fra bestyrelsen og PRICYE har i løbet af sommeren knoklet med designs tilforskellige t-shirts. Hvis nogen har nogle fede ideer til fremtiden, så må de endelig kontakteos. Disse t-shirt vil snart være mulige at købe til favorable medlemspriser.

Ligeledes er der blevet produceret roll-up plakater, som kan lånes fra kontoret, meninteresserede lokalforeninger kan også bestille og købe selv.

 

Vigtige datoer fremadrettet

  • 8 – 13 august sommerlejr
  • 15 august input møde om DUFS internationale retningslinjer
  • 23 august arrangement om Brexit ́s betydning for Danmark og Europa meddeltagelse af en række centrale danske ambassadører. (DUF ogudenrigsministeriet)
  • 26 august Lokalforenings workshop om eventplanlægning og afholdelse
  • 2 september Bestyrelsesmøde
  • 3 september arbejdsdag i bestyrelsen sammen med interesserede medlemmer(Aarhus) – udarbejdelse af LF-håndbog
  • 22 – 24 september Kursusweekend i Tommerup
  • 28 september dialogmøde med DUFs styrelse
  • 28 september Bestyrelsesmøde
  • 6 oktober Ledelses- og koordinatormøde internt Dansk ICYE
  • 7 – 8 oktober Organisationsweekend (kultukolbe)
2106, 2022

Fred, retfærdighed og stærke institutioner

Igen i år er Dansk ICYE en del af Verdens Bedste Morgen og også i år er vi gået sammen med vores U-huset-venner fra MUNDU og DIB for at dække vores uddelingssted i Aarhus.

906, 2022

Dansk ICYE’s 50 års jubilæum

Lørdag d. 30. april 2022 fejrede Dansk ICYE sit 50 års jubilæum. Vi fejrede organisationen lige efter dette års generalforsamling - først med en reception og derefter med middag og fest.

303, 2022

ReCalibur i Slovakiet

Første del af ReCalibur er nu veloverstået. Unge fra Danmark, Estland, Italien, Slovakiet og Østrig deltog i sidste uge i første træning - denne gang i Slovakiet.